日時:2004年05月29日(土) 10:00〜18:00
場所:静岡県総合社会福祉会館 5階 会議室
出席:森田、斎藤、山本、藤原幹、高木、鈴木(安)、藤原幹、金森、田村、土井、袴田
委任:柏木、兼子、山内、藤原(健)、野中
欠席:望月、中辻(連絡なし)

1. 報告事項

   1.1 事務局からの報告

   1. 後援、協力団体について
      静聴協の事務局)前田さんが手続きをとってくれることになった。
   2. 記念講演について
      鈴木克美氏に講師依頼する。
      事前にFAXにて打診後、山本事務局長と一緒に直接交渉する予定。
   3. 広告依頼文について
      事務局で作成し、静聴協事務局へ確認をお願いすることになった。
   4. 手話通訳/要約筆記派遣依頼について
      県情報センター)加藤さんに相談し、コーディネートしてもらう予定。
   5. 分科会の講師＆助言者について
      
      • 中央委員会にて交渉中で、ほぼ決定とのこと。
        
      • 福祉体験コースで盲ろう者を2名に対する、依頼内容、時間および謝礼について中央委員会に確認します。
   6. 施設見学について
      
      • 第1希望日を7/4(日)の16:30以降とし、7月に改めて確認し、会場側に予約をとること(担当:森田)
      • 会場、設営部門の実行委員が全員参加できるようにお願いすること。
   7. 会場担当部長について
      • 柏木は委任が多く、望月も無断欠席を続けているため、会場部門の活動が停止していることから、今後の会場部門の運営に影響がある。
      • 部長代理として地元静岡市の杉山大輔、副担当に青木＆森に打診する。また、同時に柏木、望月を部長から降格とする。
   8. 会計担当部長について
      
      • 部長である兼子の一身上の都合により、鈴木安行(磐田)を本日付けで会計担当部長とする。また、同時に兼子、山内は会計部員とする。
      • 今後の会計処理について
        現在森田実行委員長が全青研用に12万円位の貯金を保管中。
        
        1. 森田さんの名義の通帳から全額を引き下ろす。
        2. 鈴木(安)が新規に通帳を6月中に作成し、会計処理を担当。
           名義:第38回全国ろうあ青年研究討論会実行委員会
           代表:鈴木安行
           
        • 静聴協からの補助金について
          • 静聴協からの補助金10万円が今後振り込まれる予定。
          • 6月中に通帳を作成し、藤森氏に振り込んでもらうこと。
            理由:市民文化センターの正式な借用手続きを7月末に行うため念のため前もって借用代を用意しておく必要がある。

   1.2 設営部からの報告

   • 5/9(土)に部門内会議を実施。(出席者:7名)
   • 全青研の説明、設営部門の仕事内容の再確認を行った。
     1. 看板(メイン)
        • 安く作成できる業者がいるかを静聴協の事務局に問い合わせること。
        • 案内看板は自分で作れるか、施設見学の時に確認しながら検討すること。
     2. 張り紙
        • 施設見学で会場内に必要な情報(案内板が必要な所)を洗い出し、当日に必要な案内板や張り紙を作成すること。
     3. 受付について
        • 来賓用受付と一般用の受付は別々に設置すること。(同じフロア内で)
        • 来賓用受付には中央委員も同席してもらうことを意識すること。
        • 施設見学で、案内板の数も確認すること。
        • セロテープや画鋲などを使用しても問題ないか会場に確認すること。
        • 以下を静聴協の事務局に確認すること。
          • 来賓受付の作り方(花の置き方、テーブルクロスの色、祝儀入れ箱など)
          • 講演の時に講壇上に置く花や水差しの準備方法
     4. 来賓や中央委員の控え室について
        • お茶やお菓子(スナック菓子は禁止)を用意すること。
     5. お弁当について
        • 担当について
          • 事務局 :お弁当の金額や見積もり、注文
          • 設営担当:弁当の選定(目標9月)、当日の弁当配布
        • 価格は(例:昼700円、夜900円)で設定を考えている。
        • 次回の全体実行委員会の時に弁当会社に昼夜の弁当のサンプルを用意してもらい、品定め＆試食を行う。
     6. その他
        • 分科会のミニ交流会(1日目の夜のお菓子やジュースの用意)の担当変更 →企画部で担当をお願いします。(田村企画部長了解済み)
        • 当日要員は20名必要。→事務局了承。

   ＜お弁当の配布概要＞

   日程	時間	配布対象者
   1日目	昼	講師、座長、中央委員、助言者、実行委員、要員、通訳者※
   1日目	夜	一般参加者＋講師、座長、中央委員、助言者、実行委員、要員、通訳者※
   2日目	昼	一般参加者＋講師、座長、中央委員、助言者、実行委員、要員、通訳者※

   ※通訳者は午前、午後交代などあるので、派遣依頼が正式決定後に確認する。

   1.3 企画部からの報告

   • メンバー:東部7人＋1人(勝間田さん)、富士3人
   • 全青研の説明、設営部門の仕事内容の再確認を行った。
     1. ビデオ作成について
        • 7/4の施設見学で、上映できる環境なのか確認すること。
        • 上映可否は施設見学以降となるが、上映する内容は検討しておくこと。
     2. 飲み会の案内ビラ作成について
        • 作成したら速報部門に提出し、速報記事の一部としてもらうこと。
     3. オプションツアーについて
        • 日程の都合上、企画しないことに決定した。
     4. 当日担当について
        • 開閉会式の言葉やフィナーレの担当及び進行を担当すること。
        • イメージガールのお茶娘。は今後も活用すること。(お茶娘の衣服借用)
        • 分科会のミニ交流会(1日目の夜のお菓子やジュースの用意)
        • 会場の雰囲気作り 開閉会式での、ぬいぐるみを借用したい。 以下のぬいぐるみについて、各担当者が個別で交渉し確認願います。
          • ふじっぴー(森田)
          • エスパルス(山本直)
          • ジュビロ(鈴木(安))
            →借用可能の場合、事務局から正式に借用依頼書を発行します。
        • お土産コーナーについて
          • コンベンションビューローに条件を確認すること(森田)
          • 静聴協事務局)前田さんに外部業者依頼できるか確認すること(斎藤)
            →2つの条件が分かり次第、企画部門で決定すること。

   1.4 速報部からの報告

   • メンバーおよび連絡網は事務局に報告済み。(全9名)
   • 速報部門内会議を6/6に行う予定。
   • 全青研in静岡のマスコットの名前の応募方法について
     1. 速報1号にてイラストと名前を募集していることをアピールし、プレゼントを用意していることを記載する。
     2. 申込書にマスコットの名前の記入欄を設ける。
     3. 事務局で申込書の中からマスコットの名前をリストアップし、企画部門へ提出する。
     4. 画部門内でマスコットキャラクター名を10位候補としてあげる。
        →選考の理由も考えておくこと＞企画部門
     5. 実行委員会にて検討し、決定する。
     6. 当日の開会式にてマスコットの名前を発表し、応募者に登場してもらい記念品を贈呈する。
        →このシーンを速報に記載して発行するのもアイディア。
   • 申込書について
     提出日目標:6/15まで。(6/19の部門長会議にチェックするため)
     下記データを、高木速報部長に提出すること。

     表紙:速報部門内
     助言者紹介:中央委員(入手日が6/中頃？)
     呼びかけ文:速報部門内
     申込案内:事務局(JTBから電子データを入手？)
     会場案内:事務局(JTBから電子データを入手？)
     スケジュール:森田実行委員長
     申込書:速報部門内

   • ポスターについて
     中央委員会より、全国ろうあ者大会in岩手で全国ろうあ青年のつどいにてみんなに呼びかけるポスターを作成して欲しいと依頼があった。
     記載内容:タイトル、会場、地図(全国→静岡)、総括テーマ、日付他 → 模造紙を半分にした大きさで2部作成願います。

2. 議題事項

   2.1 冊子について

   • 構成および担当は以下の通り。

     開催要綱 事務局
     統括テーマ 事務局
     会場・宿泊案内図 事務局＋ＪＴＢ
     プログラム(挨拶文) 事務局
     記念講演 事務局＋中央委員
     各分科会紹介 事務局＋中央委員
     全国青年部 中央委員
     東海青年部 県青年部
     県青年部 県青年部
     協賛広告 実行委員＋会計

     各分科会(中央委員)→事務局→速報部門→事務局
     記念講演(講師プロフィール)→事務局→速報部門→事務局

   • 冊子のまとめは事務局員の山本(直)がメインで行うこと。
     9月中 〆切 10月初め 印刷
     
   • 広告依頼文
     6/19 広告依頼文作成(斎藤) →静聴協事務局に確認
     7/4 全体実行委員会にて広告協力依頼の説明会(斎藤)
     担当:鈴木(安)、山本(直)
     9月中 〆切
     
   • 流れ
     1. 実行委員 各企業及び個人他から集金＆原稿を入手。
     2. 会計部門 金額及び原稿のチェックし、納金を確認した後に事務局へ原稿を提出。
     3. 事務局 原稿を入手し、レイアウト。
   • 冊子の裏面(カラー印刷)の候補会社
     第1:Vodafone 第2:Docomo 第3:au
   • 印刷会社の選定については事務局の斎藤＆山本(直)が選定する。
   • 全青研in静岡のカンパ
     →7/4の県理事会にて承認をもらうこと(担当:土井県部長)
     →県ろうあ者大会in浜松(10/17)から開始すること。

   2.2 当日要員の人数について

   各部門から要員の必要人数の報告がまとまり次第、静聴協だよりで募集する。

   2.3 スタジャンについて

   • 実行委員はオレンジ色。要員はグリーン色。
     ちなみに、申込書はオレンジ色、速報はグリーン色で統一を図っている。
   • 要員のスタジャンについては中止の方向で決定。
     →安くて目立つ目印で済ませるようなもの(例:バンタナ)を支給も検討する。要員の最終的な人数が判明するまで保留とする。

   2.4 参加費について

   一般的に総額25,000円となる(※保育代は含まない)

   ＜内訳＞
   • 参加費は5,500円(実行委員も当日要員も支払うこと)
   • 宿泊費は8,000円(一泊一食)。
   • 弁当代は1,000円(1日目の夜＆2日目の昼で計2,000円となる)。
   • 保育代は1日目1,000円、2日目2,000円、3日目1,000円とする。

   2.5 速報部隊の編集室について

   3日間同じ部屋で使用できる部屋が確保できていない。→保留。次回会議で検討。
   理由:11/22(月)は県総合福祉会館休館日のため

3. 今後のスケジュール

   6/19(土) 10:00〜17:00 各部門長会議
   午前:各部門からの報告(会場部門長の杉山大輔も呼ぶ)
   午後:

   1. 全青研in静岡の申込書のレビュー会
      
   2. 冊子の広告について
      →7/4(日)の全体実行委員会での説明会準備。
      
   3. 速報部隊の編集室について
      

   7/04(日) 10:00〜17:00 第2回全体実行委員会(実行委員は全員参加)
   午前:説明会
   午後:各部門会議
   16:30〜 施設見学→終了後はそのまま解散予定。

4. 全体依頼事項
   1. 議事録を毎回発行しているが、今後から最後の方に業務内容、納期、担当を明確にしますので、各部にて会議を実施し、準備を進めてください。
   2. 部門長へのお願い
      1. 各部門内の連絡網を作成し、事務局長に報告願います。(連絡網はフリーフォーマットでＯＫ)
         →事務局が各部門の動きが全くつかめないのは問題がある。
      2. 各部門内で会議を行うときは事務局長の斎藤まで連絡願います。
         →事務局から各部門に協議してもらう内容があるかもしれませんので、きちんと報告してください。
      3. 要員の必要数を算出し、7月の実行委員会までに報告すること。
         →早めに(サークル等に)要員に依頼し、人手不足を防ぎたい。
         設営部門のみ、20名必要と報告有り。